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    環球最新:Notion 很好,但我已經換到了釘釘文檔

    2023-01-07 12:38:54    來源:程序員客棧

    我之前介紹過 Notion 這款產品,它很好用,是一個不錯的生產力工具。但是,在實際工作場景中我已經換到了釘釘文檔。


    (資料圖片)

    過去半年我作為產品顧問參與的一個項目就是用釘釘文檔作為協作工具,算是全面深入體驗了這款產品。

    深度使用過程中有一個微妙的體驗變化,那就是我覺得這款產品變得更好用了。它可以是你的PPT、討論板、翻譯筆、錄音筆,也可以是團隊協作工具和知識管理工具,還可以是應用制作工具。在文檔中直接插入「/」符號,可以連接流程圖、公式、OKR、語音速記和代辦;通過一把小剪刀,可以讓一份文檔秒變PPT;工作日志、項目材料、會議資料都可以被丟進知識管理的容器里。它是一個不錯的協作工具,也是提高團隊效率和沉淀知識資產的工具。于是,我研究了一下他們在產品矩陣設計上相較于之前的改變。接下來,我會談談自己的一些實際觀察和感受。

    (一)

    釘釘文檔的產品矩陣其實分為兩大類,一個是內容創作、另一個是知識管理。

    最近釘釘文檔更新了兩個新的創作功能,一個是「白板」,另一個是「多維表」。

    白板功能是一個提供自由、無序表達的工具,用戶可以在一張無邊界的畫布上查看、編輯,涂鴉、連線,同時還支持多人共享協作。

    比如,我在和團隊開遠程產品腦暴會的時候就有這樣的場景,以前是用紙和筆寫下來然后放到鏡頭前表達,這個過程就略顯麻煩,而且關鍵是表達而內容無法留存。

    現在用這種在線白板的形式就可以直接多人自由表達,會議結束后可以把白板上的內容直接嵌入釘釘文檔,以數據化的方式沉淀下來。

    包括這篇文章,當我在構思結構和內容時,就會用白板把想法表達出來,之后再做有序化整理。

    另外一個新功能是「多維表」,雖然叫多維表,但它并非傳統意義上的二維表格。在我看來,多維表更像是一個具備基礎功能的動態數據庫。

    這是一款以表格為基礎的效率工具,融合了可視化視圖、在線協作、低代碼的特點。

    從產品角度看,表格、文檔、白板、多維表、腦圖等,都是釘釘文檔創作能力豐富度的體現。

    (二)

    早期我對釘釘文檔的印象還是基于 WPS 的在線編輯器,那時候的體驗其實并不好。

    后來,釘釘文檔的產品做了升級,往一種類 Notion 的企業協作平臺發展。

    對于在線協作平臺產品來說,產品價值體現在讓用戶更好的創作和協作。

    我發現,釘釘文檔除了在線文檔理應具備的在線的Word、Excel、PPT、腦圖這些創作工具之外,也在用開放連接和高效工具去提升創作以及協作的效率。

    做過技術的讀者知道,當你在一些 IDE 編輯器里輸入「/」斜線時可以喚起自帶的工具方法 API,能很方便地調用已有的能力。

    在釘釘文檔里,用戶可以輸入「/」連接腦圖、流程圖、公式、計時器、OKR 等超過 50 多種元素,還可以連接企業內部的業務平臺、OA 等系統。業務系統也能植入到文檔里來,可以說是相當開放了。

    此外,釘釘把文檔與日程、聊天、會議、代辦、Teambition 都打通了。

    在我們基于釘釘文檔的協作實踐中有一個感受,那就是很多工作流基本上不用離開文檔界面。

    在文檔里工作時,不用離開界面直接@某個人、下一個待辦任務,這些信息流都會推送到對話框、Teambition 任務里。一個日程、一個群、一個代辦、一份文檔,便解決了過往耗費很多時間與資源才能實現的協作難題。

    碰到需要宣講演示的場景,也不用離開文檔去打開 PPT 工具,直接用釘釘文檔自帶的小剪刀功能對文檔進行自主分頁,就可以讓一份文檔變成 PPT,不必為排版和做動畫而困擾。

    在文檔里還可以插入閃記功能,不僅可以實現文字實時轉寫,還可以識別不同人的發言,會后回顧內容時效率大增。

    另外,如果碰上跨語言協作,還可以使用支持 21 種語言的翻譯功能,生成的翻譯結果還支持原文對照。

    這些,都是釘釘文檔內容創作能力板塊下高效工具的體現。

    (三)

    在企業級產品領域,市面上的工具已經非常豐富了,比如石墨文檔、語雀、ProcessOn、Tower 等,因此也產生了大量的可沉淀知識資產。

    那么,如何通過產品去沉淀和傳承知識資產,以及讓知識更高效的流轉起來,就成了另一個問題。

    說一個我實際面臨的場景問題。

    我在平時工作中產生的信息和文檔都散布在各種單聊、群聊、郵件、會議記錄中。時間一長,就會產生信息膨脹和流失,而且那些可復用的知識資產也會沉沒下去。

    為了解決這個問題,我看到釘釘文檔在產品層面的另一個重大變化,就是知識管理平臺的打造。

    這里要提一個理念,溝通即協作。釘釘里很多協作都是在溝通過程中完成的,尤其是對群聊的使用。

    因此,可以在群聊中插入一個「知識庫」,這么一來就可以在群里進行文檔協作,或是快速訪問和搜索知識庫內容。

    群知識庫還可以把分散在多群中的文件文檔進行匯總,溝通過程中產生的各種文檔都可以被統一保存下來。

    此外,在知識庫基礎上推出了「知識小組」功能,可以支持零代碼自定義搭建,可以按照項目和主題歸類知識,很好滿足了企業和組織對知識沉淀的訴求。

    平時協作過程中產生的文檔、會議紀要、日志,都可以一鍵轉存到知識庫中,以文件夾的方式分類,進而可以通過目錄樹來管理。

    在以前的傳統方式下,企業內部做知識管理的方式無非就是將重要資料上傳到網盤然后以共享文件的方式發給大家。這種方式既無法確保知識更新的即時性,也無法將知識很好地結構化。

    時間一長,這些共享文件就沒人看了,變成靜態的了,自然就沉沒下去了。

    釘釘文檔提供的知識管理方案在知識的流動性和結構化上做得更好,每一次更新都有推送,跟群聊打通,真正把知識盤活了。

    釘釘的知識沉淀做得相對比較靈活,首先是查找,支持傳統目錄樹和書本模式,也支持腦圖結構和雙向鏈接,可以生成一份相互關聯的知識圖譜,讓我找一份文檔時可以直接定位到相關的一串文檔。

    另外一點就是知識小組,這個有點像知識主頁。那些被改動、被高頻查閱的文檔都會在主頁上呈現出來,讓知識動起來。

    (四)

    其實釘釘并不是同類競品中最先開始做知識管理的,但是,它正在慢慢形成一種體系化的知識創作、協作和管理方式。

    既要能激發員工主動創作,驅動他們把隱性知識轉變為顯性知識沉淀下來并且在部門間分享,又要具備從頂層去看組織的知識是如何管理的能力,這是有挑戰的。

    為此,釘釘提供了更好用的工具,提供了更體系化的知識管理方案,而且他們在持續努力。

    總結下來,我覺得釘釘文檔吸引我的主要有以下幾點。

    第一是豐富的工具,錄音筆、翻譯、畫板,以及在線word、Excel、PPT的三件套,讓我不必再去找多個工具,一站式解決我所需要的問題。

    第二,是體驗達到了不錯的水平,整體已經比較順暢。體驗是由很多個細節組成的,整體感覺就是書寫起來確實很流暢。

    第三,在文檔中@一個人或下發一個任務,這種復合功能帶來的聯動狠方便地讓同事進來一起協作。

    另外,就是比較多樣、靈活的知識管理。對于我們這種需要高密度信息的工作來講,需要沉淀大量的信息,并且要能快速的定位、找到它,這很實用。

    作為一款已經有 6 億用戶的產品,釘釘一直在進化和迭代。我相信不止我一個人對它產生過偏見,但如果持續觀察并體驗一款產品,你會看到它的變化。

    任何一款產品在進化過程中都會經歷這個階段,更何況是一款 B 端產品。

    但是,復雜帶來的機會是可以抽絲剝繭,真正沉淀下來那些有價值的部分,雖然這個過程很痛苦。

    所以,釘釘一定會做減法,減法帶來的結果就是簡單,而簡單意味著效率。

    圍繞創作能力和協作能力的產品矩陣完善,再加上企業知識管理平臺的打造,釘釘文檔的后勁會很足。

    產品如人,處于發展期的產品從來不是靜態的,而是動態進化的,這背后是產品團隊對于產品方向和理念的落地和持續完善。

    好的產品需要時間,祝福釘釘。

    ·················唐韌出品·················▲點擊上方卡片進入發消息回復“w”,可加我個人微信關注唐韌,用產品思維洞察現象背后的邏輯

    關鍵詞: 知識管理 共享文件

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